Kommunikasjon i koronaens tid

Kalenderen er praktisk talt blank. De siste dagene har en jevn strøm av avtaler og arrangement blitt avlyst. De neste dagene eller ukene blir det hjemmekontor og selvpålagt karantene.

Karantene og hjemmekontor er ikke det samme som ferie. Vi i El-Watch håper og tror at den spesielle situasjonen vi i likhet med resten av landet er på vei inn i også kan føre med seg noe godt. Vi har derfor bestemt oss for å bruke tiden på å bli skikkelige gode på videomøter. På den måten skal vi holde kontakten både med kunder og samarbeidspartnere og hverandre i en periode da kontoret og fysiske møter ikke er et alternativ. Og dette er noe vi tenker å fortsette med. I framtiden skal vi bruke det vi lærte av viruset til å redusere bil og flyreiser og på den måten spare tid, penger og miljø.

Morgenkaffe El-Watch
God morgen, folkens!

Bare så det er sagt, El-Watch er ikke på vei inn i videokonferansebusinessen. Vi utvikler og produserer fremdeles trådløse sensorer, men videomøter og trådløse IoT-sensorer har et par ting felles. Det er begge teknologier som bruker internett for å bygge bro mellom virkeligheter, og det er teknologier som i stor grad kan bidra til en mer bærekraftig utvikling.

Ti bud for bedre videomøter

Videomøter har eksistert lenge, men det har liksom vært en løsning som bare har fungert sånn passe. Mange av oss har nok opplevd at videomøter har gått fullstendig i stå fordi noen (oftest på den andre siden) ikke finner ut hvordan mikrofonen slås på, eller fordi noen har tapet over kameraet og glemt det, fordi billed- og lydkvaliteten er håpløs, eller fordi Skype-for-business (som man brukte sist) plutselig har blitt til Lync eller Teams. Utfordringene med videomøter kan deles i to kategorier:

  • Teknologi og utstyr, samt brukernes evne til å forstå og håndtere teknologien
  • Faktorer som ligger utenfor teknologien som møtekultur og ledelse, romløsning og møblering

Videomøter har derfor blitt noe man helst bare har med en motpart man kjenner godt fra før, eller når alternativet er å reise fra Rindal til Årdal midt på vinteren. Dette vil vi gjerne endre på. Nå skal vi knekke denne koden både for interne og eksterne møter, og vi vil gjerne dele noe av det vi har kommet fram til så langt.

Vi vil understreke at videomøter er langt utenfor vårt ekspertiseområde og vi vil gjerne oppfordre alle til å komme med innspill og tips til hvordan vi kan bli enda bedre. Send en mail til: neuron@el-watch.com, så oppdaterer vi denne saken fortløpende.

#1. Alt som er viktig i et vanlig møte er ekstra viktig i videomøter

Videomøter oppleves ofte som mer krevende og mindre hyggelige enn vanlige møter. God møteledelse er derfor ekstra viktig når møtet foregår på video. Begrens tiden. En agenda skader ikke. Fokuser på dem du snakker med og innholdet i det de sier. Deltagerne bør snakke etter tur og unngå lokal kommunikasjon som ikke oppfattes i det andre rommet. Bra om møtelederen i stedet for å slippe diskusjonen løs, ber om korte konkrete kommentarer.

#2. Øv, prøv og feil i trygge omgivelser

Når det er sagt, nå som mange av oss jobber fra hjemmekontor har vi god anledning til å også teste hvordan videomøter funker til mer ustrukturert småslarv og kaffedrikking. Dette er også en flott anledning til å få teknologien i fingrene ved å prøve og feile i trygge omgivelser.

#3. Inkluder ikke-verbal kommunikasjon

Det blir sagt at sytti prosent av kommunikasjon mellom folk er ikke-verbal. For å unngå misforståelser er det viktig å inkludere blikk, mimikk og annet kroppsspråk. Sett opp kamera, skjerm og stoler på en sånn måte at du ser og blir sett mer eller mindre rett forfra, og at bildeoppløsning og belysning er så bra som mulig.

#4. Ta vare på minoritetene

Dersom man er flere i et rom er det lett å glemme den eller de som sitter for seg selv, og for den som sitter alene er det lett å miste fokus dersom oppmerksomheten svikter i motsatt ende. Møteleder og deltagerne i majoritetsrommet må være bevist på å inkludere den eller de som sitter i det andre rommet.

#5. Aldri kake i bare det ene rommet

På Rindalskontoret til El-Watch er vi godt forsynt med nøtter, twist og annet snop. Da er det kjedelig å delta i møtet fra Trondheimskontoret. Kunnskap, kroppsspråk og kalorier som ikke kan deles på video har ingenting i møtet å gjøre.

#6 Unngå knitring, knatring og smatting

Det sier seg selv, men enkelte lyder har det med å bli veldig høye og irriterende når de går gjennom en mikrofon. Er dere mange i møtet kan det være en god idé å slå av mikrofonen om du ikke har tenkt å si noe på en stund.

#7. Dropp headset og duckface

Legg til rette for at videomøtet, så langt det er hensiktsmessig, blir som et vanlig møte. Da er det greit å unngå headset og at verken du eller de andre fokuserer mer på eget bedårende/irriterende portrett enn de øvrige møtedeltagerne.

#8. Møtestart femoverhel

Selv om du slipper å booke eget rom til videomøtet kan det hende motparten må det. Ettersom de fleste rombookingssystemer forholder seg til hele og halve timer kan det derfor være lurt å sette møtestart til fem eller ti over hel time. Møteleder bør logge på et par minutter før møtestart.

#9. Ikke rop!

Om du ikke hører hva som blir sagt i det andre rommet, ikke rop. Det kan hende de hører deg.

#10. Husk backup

Selv om du er ekspert på videomøter og har full oversikt over både teknologien og , er det ikke sikkert motparten er like smart. Det er alltid greit å ha telefonnummeret til den andre bare sånn i tilfelle man trenger en alternativ kanal for å fortelle at hen må slå på høytaleren eller lignende. 

Helt til slutt…

De siste årene har veldig mange funksjoner flyttet på nett. Det gjelder alt fra overvåking og fjernstyring av kritisk infrastruktur ved hjelp av sensorer, til undervisning, møter og sosial kontakt. Denne flyttingen av aktivitet og funksjoner fra virkeligheten til nettet er noen ganger en ubetinget fordel, andre ganger et fattig alternativ.

I dag og de nærmeste ukene ser det i hvert fall ut til at internett over natten har blitt vår viktigste allierte i møte med vår største samfunnsutfordring. Når korona kommer under kontroll gleder vi oss til å ta en kaffe ansikt til ansikt i den fysiske virkeligheten med mange av dere som leser dette. Deretter håper vi at vi alle har lært noe som kan bidra til at vi bedre løser de andre samfunnsutfordringene som venter på oss.